(1395/12/09) معاون حقوقی قوه‌قضاییه از پالایش ١١٥ میلیون پرونده از كل ١٥٩ میلیون پرونده بایگانی شده خبر داد و گفت: اطلاعات این پرونده‌ها استخراج و وارد فرم‌های مربوطه شد كه در نهایت تاكنون اطلاعات ٩٩ میلیون پرونده، ثبت الكترونیكی شده است.
ذبیح‌الله خداییان در گردهمایی مدیران مجری طرح ساماندهی اسناد و پرونده‌های مختومه قضایی دادگستری‌ها، مراجع و سازمان‌های تابعه تحت عنوان «الزامات دستاوردها، چالش‌ها و چشم‌انداز طرح‌ساماندهی» با تشریح ساماندهی پرونده‌های قضایی، اظهارکرد:
از زمانی که در کشور ما دادگستری به شکل فعلی تشکیل شد، هر ساله میلیون‌ها پرونده در دادگستری تشکیل شده و مختومه می‌شدند، پرونده‌هایی که بسیاری از آنها حاوی اطلاعات مهم ملی و مذهبی بودند و مربوط به شخصیت‌های مهم کشورمان می‌شدند.
وی با بیان اینکه از ابتدای انقلاب تاکنون این پرونده‌ها در بایگانی نگهداری می‌شوند و در لابه لای این پرونده‌ها اسناد مهم ملی وجود دارد، افزود: ما در نگهداری این پرونده‌ها با مشکل مواجه بودیم و بسیاری از پرونده‌ها از بین می‌رفت و اگر نیازی به یک پرونده داشتیم، برای دسترسی به آن پرونده با مشکل مواجه بودیم و باید میلیون‌ها پرونده را جابه جا می‌کردیم که خوشبختانه مسئولان وقت قوه‌قضاییه به فکر ساماندهی اسناد افتادند تا این اسناد از بین نروند.
معاون حقوقی قوه‌قضاییه تصریح‌کرد: در برخی مواقع، سوله‌ای در خارج از دادگستری اجاره و در شرایط نامساعد اسناد نگهداری می‌شد که با تصویب ماده ۱۳۱ از قانون برنامه چهارم ساماندهی اسناد قوه‌قضاییه شکل گرفت و این روند تاکنون ادامه داشته و پرونده‌ها ثبت سیستم رایانه‌ای شد.
خداییان ادامه داد: در پرونده‌های بایگانی به اسناد مهم دست یافتیم که مربوط به وقایع مهم کشور هستند براساس آنها می‌توان کتاب‌های زیادی نوشت و مبنع مهم پژوهشی برای پژوهشگران هستند و از آنان می‌توان چندین فیلم ساخت که مورد استفاده همه مردم قرار گیرد و آنان تاریخ مکتوب کشورمان هستند. با اقدامات لازم قسمت اعظم پرونده‌ها پالایش شده است.
پالایش ١١٥ میلیون پرونده
معاون حقوقی قوه‌قضاییه از پالایش ١١٥ میلیون پرونده از كل ١٥٩ میلیون پرونده بایگانی شده خبر داد و گفت: اطلاعات این پرونده‌ها استخراج و وارد فرم‌های مربوطه شد كه در نهایت تاكنون اطلاعات ٩٩ میلیون پرونده، ثبت الكترونیكی شده است؛ در حقیقت ٨٦ درصد پرونده‌ها پالایش و نزدیك ٦٠ درصد اطلاعات پرونده‌ها وارد سیستم شد که لازم است این روند سرعت گیرد.
وی با اشاره به اینکه در طول مدتی که بحث ساماندهی اسناد در قوه‌قضاییه شکل گرفت، هر سال قوه‌قضاییه به عنوان دستگاه برتر در بحث الکترونیکی بودن اسناد مورد قدردانی قرار گرفت، افزود: بعد‌از اینکه سیستم ثبت به الکترونیکی کردن فرآیند رسیدگی شکل گرفت، ما باید به شکلی عمل می‌کردیم که در انتهای پرونده تمام محتویات پرونده الکترونیکی شود، اما هنوز در این زمینه با مشکلاتی مواجه هستیم و مرکز فناوری اطلاعات برنامه‌ای در دست دارد تا بتوانیم پرونده‌ها را الکترونیکی کنیم و کار الکترونیکی آن به اتمام برسد.
خداییان با تقسیم‌بندی پرونده‌ها به دو نوع پرونده غیرضروری و ضروری، اظهاركرد: پرونده‌های غیرضروری پرونده‌هایی هستند که لاشه آنها یک یا دو سال یا 10 سال نگهداری می‌شود و پرونده‌های ضروری ممکن است که لاشه آنها 30 سال نگهداری شود؛ پرونده‌های ضروری را در كنار الكترونیكی كردن، به صورت دستی نیز نگهداری شوند كه این پرونده‌ها در مركز اسناد كشور در شرایط استاندارد نگهداری می‌شوند و تعداد آنان محدود است .
معاون حقوقی قوه‌قضاییه گفت: در برنامه ششم توسعه قوه‌قضاییه مکلف شده است که هر سال 15 میلیون پرونده موجود را تبدیل به اسناد الکترونیکی کند، البته باید اعتبار لازم برای این کار داده شود.
10 مجتمع قضایی در تهران فاقد متصدی بایگانی راکد است
در ادامه این گردهمایی، احمد اسدیان، مدیرکل اسناد و امور مترجمان رسمی قوه‌قضاییه، اظهارکرد: در‌تهران که باید غنی‌ترین استان باشد، اکنون 10 مجتمع فاقد متصدی بایگانی راکد است.
وی ادامه داد: در قوه‌قضاييه، 159 میلیون پرونده وجود داشت که حدود 25 میلیون پرونده ضروری بوده و از مجموع 133 میلیون پرونده غیرضروری که در این مدت 114 میلیون از پرونده‌ها پالایش شده و 18میلیون پرونده باقی مانده است؛ در پرونده‌های ضروری که حدود 25 میلیون پرونده است نیز 9میلیون پرونده پالایش شده و 15 میلیون پرونده باقی مانده است که معادل 61/15 درصد است .
وی گفت: از حدود 159 میلیون پرونده فرآیند ثبت اطلاعات آنان حدود 88 میلیون در رایانه ثبت شده و در رابطه با اسکن پرونده‌های ضروری از مجموع 25 میلیون پرونده، طبق آمار 6 میلیون آنها اسکن شده و 18میلیون باقی مانده است که 74 درصد تعداد پرونده‌های مربوطه است.
امحای ۹۴ میلیون پرونده قضایی در کشور
وی در رابطه با امحای پرونده‌ها نیز گفت: امحای پرونده‌های غیرضروری که توسط سازمان اسناد انجام‌شده است، حدود 94 میلیون پرونده امحا شده است که حدود 70 درصد کل حجم پرونده‌ها است، درخصوص فرآیند انتقال پرونده‌های غیرضروری نیز مجموعا سه میلیون و 275 هزار و 812 پرونده منتقل شده‌اند و حدود 22 میلیون پرونده هنوز منتقل نشده‌اند.
اسدیان افزود: کل مساحتی که توسط بایگانی‌ها اشغال شده بود، حدود 84 هزار مترمربع بود که بعد از این فرآیند 64 هزار و 541 متر آن آزاد و در اختيار دادگستری قرار گرفته است، اما این بدان معنا نیست که این فضا خالی است چراکه مجددا پرونده‌ها وارد و فضا را اشغال کرده است.
وی با اشاره به مشکلات موجود نیز گفت: کمبود امکانات و تجهیزات و فضای مناسب و نیروی انسانی متخصص و آموزش دیده از اهم مشکلات ما است؛ طبق آمار اخذ شده، به طور مثال در تهران که باید غنی‌ترین استان از حیث نیروی‌انسانی باشد، در 22 مجتمع قضایی اکنون 10 مجتمع فاقد متصدی بایگانی راکد است و مابقی مجتمع‌ها با 15 نیرو که دارای پست‌های دیگر هستند، مشغول فعالیت هستند؛ درواقع در 30 ناحیه دادسرای تهران، 8 ناحیه فاقد بايگانی راکد هستند و در 14 حوزه قضایی شهرستان‌ها استان تهران، اکنون برخی حوزه‌ها فاقد متصدی بایگانی راکد هستند.
مدیرکل اسناد و امور مترجمان رسمی قوه‌قضاییه، گفت: با وجود مشکلات، کار به خوبی پیش می‌رود و ما برای پیشبرد طرح، حدود 110 میلیارد تومان بودجه برای تجهیز بایگانی‌ها نیاز داریم.
وی با اشاره به جمع‌آوری اسناد مهم و ملی است، گفت: اکنون مشغول این کار هستیم و همچنین شناسایی فرآیند پالایش باید با شناسایی اسناد مهم و ملی همزمان باشد و برای این منظور آموزش‌هایی در استان داده شده است.
