بعد از انقضاء مواعد مقرر کسانی که موفق به ثبت املاک خود در اجرای ماده ۱۱ قانون ثبت نشده اند میتوانند برابر ماده ۱۲ قانون مذکور نسبت به ملک خود تقاضای ثبت نمایند که بطریق ذیل میباشد:
متقاضی بایستی خواسته خود را به همراه استشهادیه که به تأیید اهالی محل رسیده باشند به همراه فتوکپی شناسنامه خود و سایر مدارک همچون مدارک خریداری عادی و یا اینکه با توجه به دفتر توزیع اظهارنامه نام متصرف كه در دفترتوزیع اظهارنامه نوشته شده چنانچه وی فوت کرده باشد وراث قانونی وی با ارائه انحصاروراثت و فتوکپی شناسنامه کلیه وراث ضمیمه تقاضا میگردد .
در استشهادیه و یا فروشنامه حتما حدود مشخصات ملک بطورکامل قید میشود و مشخصات فروشنده نیز که مرتبط با دفتر توزیع اظهارنامه میباشد میبایستی کاملا مشخص و رابطه ی حقوقی را با دفترتوزیع برقرارنماید.
مسئول اداره ثبت پس از بررسی مدارک و دستور ثبت دفتر اندیکاتور را صادر و وقت بازدید و معاینه محلی را باتوجه به دفتر اوقات صادر مینماید و مسئول دفتر اندیکاتور جهت تشکیل پرونده و انجام امور مقدماتی مربوط به بایگانی ارسال مینماید .
مسئول بایگانی با مراجعه به دفترتوزیع اظهارنامه و سوابق امر عدم سابقه ثبت و مجهول بودن ملک را گواهی مینماید .
دفترتوزیع اظهارنامه :
،دفتریست که املاک بخش های مختلف حوزه ی ثبتی هرشهرستان را به ترتیب پلاک کوبی در آن شماره گذاری گردیده است.
سپس در وقت مراجعه باتوجه به دفتر اوقات ، نماینده و نقشه بردار که جزء کارشناسان واحدثبتی میباشند و در اجرای ماده۱۲ قانون ثبت به محل وقوع ملك عزیمت و پس از تحقیقات و احراز تصرف ملك مورد تقاضای متقاضی و تهیه نقشه و تنظیم صورت مجلس احراز تصرف تعیین و به رئیس اداره ثبت املاک گزارش جامع داده میشود.
ضمنا چنانچه محل وقوع ملک خارج از شعاع۳۰کیلومترباشد به کارشناسان فوق العاده مأموریت و هزینه سفر تعلق میگیرد و متقاضی آن را در حسابداری ثبت طی فیشی در بانک ملی واریز و نسخه مخصوص پرونده توسط مسئول حسابداری ضمیمه پرونده میگردد.
صورت جلسه تنظیمی تحت عنوان صورت جلسه معاینه محلی و احرازتصرف تنظیم میگردد.
و همچنین در هنگام تعیین شماره برای ملک مورد تقاضا درصورتیکه مجاورین آن فاقد شماره باشد بایستی شماره تعیین و در تعریف حدود مشخصات ملک مورد تقاضا شماره های مجاورین نیز، مشخص شده باشد.
اظهارنامه ثبت ملک که توسط نماینده ثبت آن را بهمراه صورت جلسه معاینه محل و احراز تصرف تنظیم مینماید.
حتما مشخصات کامل متقاضی براساس مندرجات شناسنامه قید گردد و کلیه ستون اظهارنامه بایستی بطور دقیق و باخط خوانا که حاوی مشخصات متقاضی و یا متقاضیان و مشخصات ملک اعم از( قدرالسهم میزان مورد تصرفی مساحت و پلاک فرعی مجزا شده از اصلی و حدود مشخصات) ذکر میگردد.
پلاک فرعی مجزا شده از اصلی عبارتست از:
اینکه یک قطعه زمین از تمامت کل قریه کسرشده و پلاک مجزا به آن اختصاص داده میشود که به آن پلاک فرعی میگویند .
پلاک اصلی در واقع متشکل از چندین پلاک فرعی میباشد.
که پس از تحریر و تکمیل توسط نماینده ثبت و امضا متقاضی همراه با صورت جلسه احراز تصرف طی گزارش به رئیس ثبت املاک ارائه میگردد.
پس از رسیدگی توسط رئیس اداره ثبت اسناد واملاك اظهار نامه را امضا و پس از ثبت در دفتر اندیکاتور و پرداخت حقوق دولتی بر اساس قیمت منطقه ای که توسط نقشه بردار انجام میگردد درستون اظهارنامه قید و توسط حسابداری فیش صادر و متقاضی در بانک ملی تودیع مینماید سپس در دفتر ثبت اظهارنامه کلیه محتویات اظهارنامه ثبت میگردد.
چنانچه در انجام مراحل قبول ثبت قانونا نیاز به استعلام از مراجع ذیصلاح باشد بایستی انجام گردد بعنوان مثال ؛
مجاورت ملک درکنار نهر و یا بستر و...
